Beens Notariaat

We delen graag ervaringen van onze Codex gebruikers uit de praktijk. Deze keer hebben we Miranda van Beek van Beens Notarissen uit Amersfoort een aantal vragen gesteld over de PTP op maat module. Miranda werkt bijna een jaar bij Beens notariaat en heeft goede ervaring met PTP op maat. “Voordat ik hier kwam werken, paste ik altijd de modellen handmatig aan. Met PTP op maat zijn de modellen al ingericht en scheelt het veel tijd als ik ze moet invullen.” In deze case vertelt Miranda meer over haar ervaringen met PTP op maat en de samenwerking met Van Brug.

Vroeger, voordat het kantoor overging naar Codex, gebruikten de medewerkers van Beens notariaat vooral platte teksten in Word. De Word documenten werden continu handmatig aangepast wat veel tijd kostte maar vooral ook erg foutgevoelig was. Het PTP op maat team van Van Brug heeft daar verandering in gebracht. Samen met het PTP- op maat team zijn onze eigen modellen (denk onder andere aan brieven, akten, volmachten, onderhandse stukken) slimmer gemaakt. En dat kan voor alle rechtsgebieden!

Het slimmer maken van onze modellen doen ze door gebruik te maken van vragenlijsten. Vervolgens koppelen ze deze slimme modellen gelijk aan de PTP in Codex. Zo kan je dus snel en met minder kans op fouten, akten of brieven maken.

Bijna alle collega’s gebruiken de module
Miranda zelf is erg enthousiast over PTP op maat en motiveert haar team om er ook net zoveel gebruik van te maken als zij: “Ik moet mijn collega’s nog een beetje de goede richting opduwen. Velen werken nog steeds op de oude manier, waarbij ze modellen van andere plekken afhalen. Maar langzamerhand begint ze meer PTP te gebruiken, omdat het gewoon de beste manier is om je dossier te starten. Alles staat klaar en is beschikbaar, maar sommigen moeten we nog een beetje trainen.”

Op de vraag welke voordelen ze nu in hun dagelijkse werkzaamheden ervaren door het gebruik van het PTP op maat, antwoordt Miranda enthousiast: “Het scheelt ontzettend veel tijd omdat regels automatisch worden ingevuld. We hebben nu meer tijd voor andere werkzaamheden, omdat we niet alles zelf meer hoeven te typen.”

Zonde om er geen gebruik van te maken
Aan kantoren die nog geen gebruik hebben gemaakt van het PTP op maat, geeft Miranda het advies om het te gaan gebruiken. “Het zit al in het systeem en het is zonde om daar geen gebruik van te maken. Het bespaart echt tijd, een enorme tijdwinst. Als iedereen dezelfde modellen gebruikt, is het gewoon heel mooi dat je het kunt invullen vanuit de kaartenbak, mits je de kaartenbak goed invult natuurlijk. Bovendien is het minder foutgevoelig omdat je in plaats van zelf typen, alles met eenvoudige vinkjes regelt.”

Tot wel een half uur tijdwinst per model
Op de vraag hoeveel tijdwinst het PTP op maat oplevert, geeft ze toe dat het moeilijk is om precies te zeggen: “We hebben nog steeds best veel aktes die op maat worden gemaakt, dus dat kost nog steeds tijd. Maar als je vanuit PTP start, heb je meteen het juiste lettertype en de juiste achtergrond. Als je achteraf afschriften moet maken en je hebt verschillende lettertypes bijvoorbeeld, dan moet je dat weer gaan aanpassen. Dat kost zoveel tijd en het ziet er minder mooi uit. Met PTP scheelt het wel een kwartier tot een half uur per model.”